Wikiloikalla dokumentaatio uuteen aikaan
Nykyaikaiselta järjestelmädokumentaatiolta vaaditaan paljon. Dokumentaation tulee olla helposti saatavilla sekä palvella erilaisia käyttäjäryhmiä ilman tarvetta lisäopastukselle. Hyvä dokumentaatio sisältää riittävästi tietoa, muttei mitään ylimääräistä. Datahubissa vaatimukset korostuvat entisestään, sillä Datahub-dokumentaation kohderyhmä on laaja. Vaatimuksissa onnistuminen heijastuu välittömästi asiakaskokemukseen sekä pidemmällä aikavälillä myös sähkömarkkinoiden tehokkuuteen.
On myönnettävä, ettemme ole täysin onnistuneet dokumentaatiomme ylläpidossa. Datahubin alkuvuosilta verkkosivuillemme sekä Tukipalvelun tietämyskantaan on kertynyt kymmeniä erillisiä dokumentteja, joista osa on hyvin tiiviitä, osa satojen sivujen mittaisia. Dokumentaation ja ohjeistuksen hajanaisuutta alleviivaa, että tietoa on joutunut etsimään mitä erilaisimmista lähteistä: PDF- ja Word-tiedostoista, PowerPoint-diaesityksistä sekä valtavista Excel-työkirjoista. Vastataksemme tähän hajanaisuuteen käynnistimme keväällä 2025 työlään mutta tuiki tarpeellisen wikiloikan. Nyt, puolisentoista vuotta myöhemmin, työ alkaa viimein saapua maaliin.
”Suurin osa Datahubin dokumentaatiosta löytyy nyt wikistä.”
Ja koska kyse on alati päivittyvän järjestelmän dokumentaatiosta, maali ei tietenkään tarkoita kehityksen pysähtymistä niille sijoilleen. Maali tarkoittaa siirtymistä projektityöskentelystä jatkuvaan kehittämiseen, jossa pidetään huolta tiedon ajantasaisuudesta sekä yhä terävöitetään visiota yhtenäisestä ja saavutettavasta järjestelmädokumentaatiosta.
Wikiprojektin keskeisimpiä saavutuksia onkin oikeastaan se, että edellytykset koko Datahub-järjestelmän jatkokehitykselle ovat parantuneet. Helposti ylläpidettävä wiki on mahdollistanut dokumentaation päivittämisen kehitystyön tahdissa, mikä on sujuvoittanut erityisesti Datahubin liiketoiminta-arkkitehtien työtä.
Alun alkaen wikiloikka sai sytykkeensä sekä Datahubin sisäisten tarpeiden että asiakastoiveiden pohjalta. Dokumentaation yhtenäistämisprojekti aloitettiin tuomalla vaiheittain Datahubin versiodokumentaatiota asiakkaidemme luettavaksi wikimuodossa. Ensivaiheessa wikiin saatiin ohjeet sopimusprosessien käsittelystä, ja pian sen jälkeen julkaistiin Datahub-version 2.5 dokumentaatio lähes kokonaisuudessaan wikissä.
”Elokuussa 2026 julkaistiin tulevan version 2.8 wikisivut kahdella kielellä.”
Viimeisen vuoden aikana versiowikin kehitys on jo pitkälti pysynyt samassa tahdissa Datahubin järjestelmäkehityksen kanssa. Edellisen version 2.6 ja nykyisen version 2.7 sisällöt on saatu kattavasti dokumentoitua wikiin. Vain muutamia viikkoja sitten julkaistiin myös tulevan version 2.8 wikisivut sekä suomeksi että englanniksi. Aiemmasta poiketen saimme tällä kertaa molemmat kieliversiot julkaistua yhtä aikaa.
Tavoitteenamme on jatkossa ylläpitää samanaikaisesti kahta versiowikisivustoa kahdella kielellä, ilman tarvetta erillisille dokumenteille muualla. Versiopäivityksiin liittyvät muutokset pyritään erottelemaan muun muassa versioleimoilla, korostusväreillä sekä muutoshistorialistauksella. Käytännössä toteutustavat hieman vaihtelevat versiosta toiseen. Esimerkiksi version 2.7 kuormanohjauskokonaisuuteen liittyvät sisällöt on esittävä eri tavalla kuin vaikkapa versioon 2.8 tehtävät muutokset, jotka perustuvat pääasiassa yksittäisiin kehitysehdotuksiin.
”Miten varmistamme, että wiki muodostaa yhtenäisen ja informaatioarvoltaan korkeatasoisen kokonaisuuden?”
Versiodokumentaation uudistamisen jälkeen otimme wikiloikan toiseksi tavoitteeksi yhtenäistää Datahubin muutakin ohjeistusta. Kuluneen kesän aikana olemme laajentaneet ohjewikiämme kymmenillä uusilla sekä päivitetyillä Datahub-ohjeilla. Nyt wikistä löytyy muun muassa laaja valikoima käyttöliittymäohjeita raporteista avoimiin tapahtumiin. Lisäksi ohjewikissä voi tutustua vaikkapa Tukipalvelun tai Valtuutuspalvelun käyttöön, ja wikiin on koottu myös useita tarkentavia ohjeita liiketoimintaprosessien erilaisten poikkeustilanteiden käsittelyyn. Syksyn aikana kokonaisuutta täydennetään vielä muutamilla uusilla ohjeilla, ja samalla hiomme sivurakennetta entistä selkeämmäksi.
Wikisisältöä rakentaessamme olemme tunnistaneet kaksi keskeistä kysymystä. Miten sadoista wikisivuista muodostetaan yhtenäinen ja helposti hahmotettava kokonaisuus? Miten puolestaan eri formaateissa esitetty tieto saadaan wikiin siten, että sisältö säilyttää informaatioarvonsa ja pysyy yhtä ymmärrettävänä kuin aiemmin?
Erityisesti ohjewikissä johdonmukaisen kokonaisuuden ylläpitäminen on haastavaa. Tiettyjä yksityiskohtaisia ohjeita on vaikea niputtaa wikirakenteessa osaksi laajempia kokonaisuuksia ilman, että niiden löydettävyys heikkenee. Toisaalta on veteen piirretty viiva, mitkä liiketoimintaprosesseihin liittyvät ohjeet ylipäätään kuuluvat ohjewikiin ja mitkä olisi parempi sijoittaa versiowikin puolelle. Tässä olemme pyrkineet linjaamaan, että ohjewikissä esitetään ohjeita nimenomaan käyttöliittymätoimintoihin tai poikkeustilanteisiin sekä tiettyjä käytännön ohjeita muun muassa mittaustietojen toimitukseen.
Informaatioarvon säilyttäminen puolestaan on osoittautunut vaikeimmaksi Excel-työkirjojen kohdalla. Wikin ominaisuudet eivät salli esimerkiksi taulukkotyökaluille ominaista tiedon suodatusta, minkä vuoksi suunnittelemme yhä vaihtoehtoisia esitystapoja erityisesti Datahubin tietomallille sekä validointisäännöille. Aiemmin datastandardin nimellä tunnettu tietomalli löytyy tällä hetkellä versiowikistä tietojoukoittain jaoteltuna. Keskeisimpiä validointisääntöjä puolestaan on listattu version 2.8 wikiin tapahtumakohtaisille sivuille. Kuitenkin saavutettavuuden parantamiseksi molemmat kokonaisuudet tullaan jatkossa tuomaan osaksi Datahubin uusia verkkosivuja.
”Dokumentaation tehtävä on varmistaa edellytykset arvon tuotolle toisaalla.”
Kuten viime vuosikymmenen koko yhteiskuntaa läpäissyt digiloikka, ei Datahubin wikiloikkakaan ole onnistunut ratkaisemaan kaikkia eteensä tulleita kysymyksiä. Lopulta vasta ajan mittaan saatavat käyttäjäkokemukset voivat osoittaa, saavutettiinko dokumentaatiouudistukselle asetetut tavoitteet todella. Jokainen wikin käyttäjä voi lähestyä kysymystä pohtimalla, vähentääkö nykyinen dokumentaatio riippuvuutta asiakaspalvelun tuesta tai luoko se aidosti edellytyksiä arvon tuotolle varsinaisessa liiketoiminnassa.
Wikiloikka on tehty, mutta kehitystyö jatkuu. Dokumentaation on tarkoitus tukea teidän työtänne mahdollisimman hyvin, joten otamme mielellämme vastaan myös näkemyksiä siitä, missä wikiä voitaisiin vielä kehittää. Kommentteja ja kehitysehdotuksia voitte jättää tämän palautelomakkeen kautta.
